第一章  总则

　　第一条  为进一步做好院内公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合我院实际情况，制定本规定。

　　第二条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第三条  公文处理工作应当坚持职责明确、及时准确、科学规范、精简高效、安全保密的原则。各部门应指定相对稳定、责任心强的人员负责公文处理工作。

　　第四条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和院内秘密的安全。

　　第五条  学院办公室是全院公文处理的管理机构。

第二章  公文种类

　　第六条  我院党政机关的公文，是学院党政机关在党务和政务管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法、依制进行党务和政务活动的重要工具。

　　第七条  我院党政机关的主要公文种类：

　　（一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（二）通告。适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　（三）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关部门周知或者执行的事项。

　　（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

　　（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

　　（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（七）批复。适用于答复下级机关的请求事项。

　　（八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（十）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  行文规则

　　第八条  凡属行政事项，以学院名义行文；凡属党务事项，以学院党委名义行文。

　　第九条  属于部门职权范围内的事务，应由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门（单位）。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

　　第十条　“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。“请示”应当逐级上报不得越级。

第四章  公文草拟

　　第十一条　草拟公文要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

　　第十二条　草拟公文应严肃认真。实事求是，充分论证，做到观点鲜明、主题突出、内容简洁、表述准确、文风清新。

　　第十三条　人名、地名、数字引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。

　　第十四条　年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不使用简称。如使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　第十五条　结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

　　第十六条　公文中的数字写法。正式文件中，除文件编号、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

　　第十七条　严格控制公文篇幅，倡导“短实新”文风。公文正文一般控制在3000字以内。报送教育部的请示和报送上级机关领导同志的报告，正文一般不超过1500字。

第五章  公文报批

　　第十八条　部门报请审批的公文，由部门处长（主任）、办公室主任按职责共同审核把关。原则上由各部门报呈签报，部门处长（主任）签名，经办公室登记审核后呈送院领导审批。

　　第十九条　公文不得越级报送、多头分送或者横传直送，避免出现交叉批示、体外循环、逆向流传等情况。情况紧急确需分送的，应当注明分送情况。

　　第二十条　准确规范使用学院公文处理稿纸，保持稿纸整洁，除签名外，填写内容一般使用3号仿宋体字打印。签名应书写规范、清晰可辨。

　　第二十一条　经审核符合报批要求的公文，由办公室按程序报批。对于不符合报批要求的，标明理由退回相关部门，经修改后重新报批。

　　第二十二条　办公室对部门报送的公文应当及时审核、报批，一般不超过1个工作日。院领导对报请批示的各类公文，要及时批阅。普通公文批阅期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日。

　　第二十三条　对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他人圈阅或者签名视为同意；没有请示事项的，圈阅或者签名表示已阅知。

第六章  公文签发

　　第二十四条　以国家教育行政学院或者中共国家教育行政学院党委名义印发的公文，经分管院领导审核后，由学院常务副院长、党委书记签发。

　　第二十五条　以学院办公室名义印发的平行文、下行文，一般由办公室主任签发。其中，重要事项和重要规范性公文，须经学院主要领导审阅后印发。

　　第二十六条　以学院名义制发处理具体业务的公文，一般由主办部门拟文稿，部门处长（主任）核稿签字，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和要求，公文格式是否符合本办法。确认无误后，连同附件一并送学院办公室核稿，学院办公室填写国家教育行政学院发文稿，由学院领导审阅后签发。

　　第二十七条　学院各部门对内发文由各部门负责人审核，报主管院领导签发，由各部门编号、分发和留存原稿并负责立卷归档。

　　第二十八条　签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改，必须重新送签。

第七章  公文印发

　　第二十九条　签发后的公文在印发前须经办公室复核。复核重点：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，内容是否存有遗留问题等。经复核需对公文进行实质性修改的，应当按程序复审。

　　第三十条　复核后的公文确认无误后进行印制。普通公文印制期限一般不超过2个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时印制。各部门不得擅自修改复核后的公文，如有疑义及时报办公室复审。

　　第三十一条　印发公文应经办公室确定发文形式并进行统一编号，标注主题词，原稿由学院办公室留存归档。

第八章  收文办理

　　第三十二条　收文是指本部门收进上级、同级、下级机关或不相隶属机关的公文。收文办理包括签收、登记、审核、拟办、传阅、承办和催办等程序。

　　（一）收到需要办理的公文，应当进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签。

　　（二）经审核，对符合本办法规定的公文进行登记后，由学院办公室提出拟办意见并送有关领导批示或者交有关部门办理。

　　（三）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门，并说明理由。

　　（四）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门沟通；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。

　　第三十三条　代表学院外出参加会议带回的文件以及各职能部门直接收到的上级来文，应交学院办公室统一归口，按收文办理程序处理。

第九章  公文管理

　　第三十四条　学院公文由学院办公室专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第三十五条　各部门应当建立健全本部门公文办理的有关制度和责任人。

　　第三十六条　上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，其他公文因工作需要经学院领导或学院办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

　　第三十七条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

　　第三十八条　部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学院办公室。

　　第三十九条　工作人员退休或调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第四十条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学院有关规定，及时整理（立卷）。各部门形成的文档于其形成的第二年6月底之前移交学院办公室文书档案室归档，个人不得保存应归档的公文。

　　第四十一条　联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第十章  附则

　　第四十二条　本办法未尽事宜，参照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）执行。

　　第四十三条　本办法由学院办公室负责解释。

　　第四十四条　本办法自公布之日起施行。