所在位置：国家教育行政学院会计档案管理办法
2023年11月24日
第一章 总则
第一条 为了加强学院会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》（第73号令）及其他相关规定，结合学院具体情况，制定本办法。
第二条 本办法所称会计档案是指学院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 学院会计档案归口档案管理部门和学院财务处共同管理。学院财务处负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案室前）、查阅、协助销毁等项工作。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第四条 学院各部门负责人要重视会计档案管理工作，学院财务处内部须指定专人负责会计档案的日常管理，要明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。学院要保证会计档案管理必要的经费和设施（包括必要的存放地点、存放设施）。
第二章 会计档案内容
第五条 学院会计档案是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据，是学院全部档案的重要组成部分，反映了学院财务管理、会计活动的全过程。必须遵循其自然形成的规律，保持其有机联系，保证完整、准确、系统。会计档案具体包括:
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：年度院内预算，银行存款余额调节表，银行对账单，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，工资薪金发放清册，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。
第六条 学院可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
1.形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
2.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
3.使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
4.采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
5.建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第七条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第三章 会计档案的保管
第八条 学院财务部门要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。
第九条 会计档案的归档
1.所有会计档案必须装订成册。
2.凭证由指定的管理人员整理装订；账簿由记账人员负责整理装订；报表由报表人负责装订；其他各类需归档的资料由经办人负责装订，并交会计档案管理岗统一归档。
3.会计档案管理岗每月根据记账凭证的数量定期（最长不得超过一个月）及时进行整理，装订成册，防止记账凭证散乱和遗失。要求每册厚薄基本均匀。厚度以3公分为宜，做到整齐美观。作为档案的记账凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、复核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。
4.对装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度、起止日期。内页按顺序逐一编号，封面须用钢笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。并加盖部门公章和财务负责人或会计主管人员的签章。
5.对各类财务报告，作为会计档案的各类财务报告应加盖部门公章，财务负责人或会计主管人员签章及填报或者编制人的签章。
第十条 会计档案的移交保管
1.会计档案保管人员必须建立备查簿，用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。同时要做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺。
2.当年形成的会计档案，应在会计年度终了后60日内，移交给学院财务部门会计档案管理员。
3.为方便会计档案的查阅和利用，会计档案在会计年度终了后暂由学院财务处保管3年。期满后的次年6月底前由会计档案管理员将应归档的会计档案编制移交清册（见附件2）一式二份送学院财务处领导审核签字后，连同案卷集中向档案室办理移交手续，经档案主管部门负责人签字后，双方各持一份。
4.纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
5.会计档案保管期限分为永久、定期两类（具体分类见附件1），定期保管期限为10年、30年两类。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。学院会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。
第四章 会计档案的使用
第十一条 院内人员查阅会计档案，需经学院财务处负责人同意；院外单位查阅会计档案，需有正式介绍信，经学院财务处负责人批准方可查阅，并做好登记。会计档案不得借出。如有特殊需要，经学院财务处负责人批准，办理登记手续后可以复制，查阅或者复制会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。会计档案管理岗应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
第十二条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案管理部门的会计档案，确需拆封重新整理的，报学院财务部门负责人批准后，由学院财务部门派人监督办理；已移交给学院档案馆保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同学院财务处、审计处和经办人员共同拆封整理。
第十三条 学院财务部门、档案主管部门应定期对会计档案进行清理和鉴定，至少每年应清理一次。对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。
第五章 会计档案的销毁
第十四条 由学院档案管理部门会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
第十五条 由档案管理部门和学院财务处负责人、分管财务和档案工作的院领导分别在销毁清册上签署意见。
第十六条 学院档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，销毁会计档案时，应当由档案主管部门、财务部门并会同纪检办共同监销。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十七条 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况分别书面报告学院分管财务和档案工作的院领导。
第十八条 保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第六章 附 则
第十九条 建设项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。
第二十条 学院所属下级单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。
第二十一条 预算、计划、制度等财务文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第二十二条 本办法由学院财务处负责解释。
第二十三条 本办法自发文之日起执行，以往有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。
