第一章  总则

　　1.为加强我院工程建设项目档案的质量，进一步提高工程建设项目档案管理水平，充分发挥工程建设项目档案在学院建设与发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合我院具体情况，制定本办法。

　　2.凡在学院工程建设项目管理和工程建设项目（新建、扩建、改造、维修及装修等）实施过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料，均属工程建设项目档案。

　　3.工程建设项目档案必须实行集中统一管理的原则，中心建立档案室，确保档案资料完整、准确、系统、规范和有效利用。

　　4.工程建设项目档案工作要纳入工程建设项目规划、计划、管理制度和工程管理人员职责范围之中，做到：工程建设项目的建档工作与工程建设项目进程同步进行；批准项目立项与提出建档要求同步进行；工程建设项目管理过程与竣工文件材料的积累、整编、审定工作同步进行。

第二章  归档范围

　　1.工程建设项目从立项、实施到竣工交付使用的全过程中形成的具有保存价值的纸质、声像、电子文件都应归档保存。

　　2.归档的主要内容：项目申报、审批文件，项目建议书、可行性研究报告，设计基础材料、设计文件，工程管理文件，合同文本，财务管理文件，设备技术资料，施工技术准备、施工材料、施工文书资料及相关文件，竣工验收资料，其他相关文件资料。

　　3.工程建设项目各个阶段形成的不同载体、文件材料，包括竣工图在内的全套图纸。

第三章  归档要求

　　1.项目管理部门档案管理人员负责工程建设项目文件材料的收集、整理和归档工作。

　　2.归档的文件材料必须完整、准确、系统，真实记录和准确反映基建管理及项目建设的全过程，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。

　　3.归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系与实物完全一致并有成套性。

　　4.归档的文件材料格式要统一，蓝图规格必须符合国家标准，底图格式须按国家制图标准绘制，字迹工整，图像清晰。

　　5.文件材料禁止使用易退色的书写材料书写、绘制。

　　6.归档文件一般应为原件，特殊情况复印件也可归档。

　　7.工程建设项目形成的财务档案由财务处负责收集、整理、组卷并存档。

　　8.工程建设项目审计中形成的审计档案由项目管理部门负责收集、整理、组卷并存档。

第四章  文件材料的形成、积累

　　1.项目管理部门在接到学院新建、改建、扩建及维修与装饰工程项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累文件材料的任务。

　　2.在我院承担工程建设项目和维修改造工程项目的施工单位，竣工时由项目管理部门督促施工及相关单位提交完整、准确、系统的工程档案材料。

　　3.工程项目承包合同或施工协议中，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等。

第五章  文件资料组卷归档

　　1.工程建设项目结束（阶段完成、最终完成）验收后，项目管理部门应将归档的文件资料进行整理、分类、组卷。

　　2.根据工程文件资料形成的规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，工程项目按单项工程形成档案资料的先后顺序分别组卷、图纸折叠规格及文字材料幅面规格均为297mm×210mm（A4纸），装订要符合国家标准。

　　3.不同保管期限或不同密级的文件材料应分别组卷。

　　4.档案管理人员进行档案移交时，移交人和接收人要对归档的文件、资料、案卷进行认真清点、核对，做到准确无误、齐全完整。并填写归档移交清单，一式两份，双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。

第六章  档案的管理与利用

　　1.档案管理人员负责工程建设项目档案的接收、整理、分类、编目、录入。

　　2.档案室的安全设施、温湿度、保管条件符合标准。

　　3.对反复、多次借阅、利用、破损、褪变的档案及时进行修补复制、扫描、刻录光盘。

　　4.涉密档案资料按保密档案的管理规定进行保管。

　　5.本院教职工因工作需要查阅利用工程建设项目档案时，应经档案管理部门负责人批准后办理借阅登记手续，院外人员因工作需要借阅档案，须持单位介绍信，经项目管理部门或主管院领导批准，并办理有关手续，方可借阅。

　　6.借阅档案必须填写借阅登记表；归还档案必须填写档案利用效果登记表；整理档案必须填写案卷目录移交(接收)档案必须填写档案移交(接收)登记表；销毁文件、材料必须填写档案销毁清册。

　　7.档案管理人员必须要定期或不定期地检查档案，切实维护档案的完整与安全。

　　8.遇有特殊情况和意外事故应及时报告，如发现案卷有异常应采取保护措施，进行修补、复制。

第七章  附则

　　1.本办法由后勤管理服务中心负责解释。

　　2.本办法自发布之日起施行。