为加强学院涉密文件的管理，规范相关工作程序，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（主席令第二十八号）、《关于加强中央和国家机关保密工作的意见》（中办发〔2007〕23号）和《教育部直属机关阅读和管理中央文件工作暂行规定》（教厅秘〔2005〕10号），结合学院工作实际，制定本办法。

　　一、学院涉密文件的范围

　　涉密文件是指从上级机关接收的，标有“绝密”“机密”“秘密”字样的公文和其他一定时间内只限一定范围阅读的文稿、图表、统计资料、会议记录、刊物等信息载体。

　　二、涉密文件的管理原则

　　涉密文件的管理坚持专人负责、专门登记、专柜存放、全程管理、确保安全的原则，由学院办公室指定负责公文运转的同志具体负责涉密文件的日常管理工作。

　　三、涉密文件的取文、签收和传阅

　　（一）涉密文件的取文。由办公室选派政治可靠、认真负责、严谨细致的同志为取件人，可与院办公文取送同志为一人。

　　（二）涉密文件签收。由学院办公室负责公文运转的同志专人签收，专册登记。签收人必须按字号、序号、密级等要素进行逐项登记。用于登记绝密级文件的计算机和计算机办公系统必须符合国家保密技术标准，专机专用，不得随意联网。涉密文件登记专册按涉密文件管理。登记后，交办公室主任确定传阅范围。

　　（三）涉密文件送阅。涉密文件应严格按照确定的传阅范围进行送阅。送阅涉密文件使用专用文件夹，当面送交，不得随意放置在办公桌上。

　　（四）阅办秘密级（含）以上涉密文件必须在办公室或有保密保障条件的场所进行，严禁在桌面上随意存放、私自留存及私人间借阅。

　　（五）涉密文件一般不得带出单位，确因工作需要携带外出的,必须经学院主要领导批准。禁止将涉密文件带入公共场所或家中。

　　（六）传阅领导应在阅读（使用）完毕后及时当面交还相关人员，禁止由他人代传、代转。文件管理人员应对滞留他处的涉密文件进行登记，随时掌握文件资料去向。

　　四、涉密文件的借阅与使用

　　（一）借阅涉密文件，应经学院主要领导批准，严格履行报批手续。

　　（二）涉密文件原则上不得复制，确因工作需要复制的，应经学院主要领导同意并经原发文机关批准。涉密文件的复制品视同正式涉密文件管理。

　　（三）复制涉密文件，要履行登记手续，不得改变其密级、保密期限和知悉范围。

　　（四）不得在内部文件、简报资料、内部刊物和网站中使用涉密文件的全文、摘要、标题和发文字号等信息。

　　（五）在中央授权中央媒体发布前，不得在公开的资料、出版物、会议和新闻媒体、互联网上使用没有标注密级或标注“公开发布”的中央文件有关内容。

　　（六）中央文件经删改后发布的，公开时应使用删改后的版本，不得使用未解密的文件内容，不得公开使用中央文件的发文字号。

　　五、涉密文件的保存

　　（一）涉密文件要存放在保险柜中，与非涉密文件分别存放，并定期进行清查，核对。

　　（二）涉密电子文件应当存储在涉密计算机中。

　　（三）工作人员离开办公场所，应及时将涉密文件存放在保险柜中。

　　（四）涉密文件管理人员离岗、离职前，应将所保管的涉密文件全部如数清退，并办理移交手续。

　　（五）需要归档的涉密文件，应当按照国家档案管理规定及时归档。

　　六、涉密文件的清退

　　（一）每年对涉密文件进行整理，清点份数，机密级以上涉密文件要清点页数，及时清退涉密文件。

　　（二）严禁私自销毁涉密文件。

　　（三）严禁将涉密文件及其复制品作为废品出售。

　　七、涉密文件载体管理

　　（一）按照统一购置、统一标识、严格登记、集中管理的要求，加强对涉密文件移动存储介质及涉密文件专用复印机、一体机等设备的管理，做到统一编号、统一登记、统一配发、统一销毁。

　　（二）涉密文件移动存储介质及涉密文件专用复印机应在具有资质的单位和经国家主管部门批准的单位范围内，采取单一来源采购和询价的方式进行。

　　（三）涉密文件移动存储介质要做到专物专用，不得在非涉密计算机和非涉密网络上使用。

　　（四）涉密文件移动存储介质原则上不得携带外出，确因工作需要携带外出的，应经学院主要领导批准，并采取有效保护措施，使携带的涉密文件移动存储介质始终处于携带人的有效控制之下。携带绝密级文件，应有二人同行。

　　（五）参加涉外活动，不得携带涉密文件移动存储介质。

　　（六）涉密文件移动存储介质及涉密文件专用复印机原则上由学院技术人员负责维修，维修时，涉密文件管理人员必须在场，需送外部维修的，必须拆除涉密文件存储部件。

　　（七）涉密文件移动存储介质及涉密文件专用复印机报废，应进行信息消除或载体销毁处理，经学院主要领导批准，自行或送至保密工作部门指定点进行物理销毁。

　　八、本办法由学院办公室负责解释。

　　九、本办法自公布之日起施行。