国家教育行政学院存货管理办法

2023年11月24日

第一章总则

　　第一条为加强学院存货管理，提高对存货的科学管理和安全妥善使用，防止积压浪费，保证培训、科研、行政管理等工作的顺利进行，根据《事业单位财务规则》《事业单位会计制度》和《国家教育行政学院国有资产管理办法》等规定，结合我院实际情况制定本办法。

　　第二条存货是指学院在开展业务活动及其他活动中为耗用而储存的资产，包括材料、包装物、低值易耗品及达不到固定资产标准的用具、装具、动植物等。包括后勤管理服务中心材料（含客房材料、五金电料、膳食材料等）以及各部门开展业务购买的耗材。

　　第三条学院财务处作为存货核算部门，根据各职能部门购进、领用、结存的存货进行账务核算，牵头对各部门存货进行年度盘点和对账。

　　第四条存货的日常管理由各职能部门负责，各职能部门对其管辖范围内的存货全程管理。各存货管理责任部门应当对存货进行入库、领用、管理、盘点等全过程进行管理，完善存货管理账表和相关资料，做到账实相符；每月末应当与财务处相关存货科目进行对账，做到账账相符。

第二章存货的购置

　　第五条各部门存货的购置按国家和学院相关政府采购等办法执行。学院各部门随买随用的零星办公用品，可以在购进时直接列作支出，不通过存货核算，报销时须附明细小票。

　　第六条各存货责任部门应当设专人负责采购，采购计划报部门负责人，在经费预算内购置存货。

　　第七条对采购量大但未达到招标或不适宜招标要求的存货，应对拟采购存货进行必要的市场调查，对符合要求的供货商进行考察。

第三章存货的验收

　　第八条存货管理责任部门应设专门的存货保管员，存货采购入库必须由采购员、存货保管员同时对采购材料进行检验接收，并按照合同约定，结合材料特性确定必检材料目录，逐一核对材料数量、规格、质量等。

　　第九条存货管理责任部门对验收合格的材料，由存货保管人员填写材料入库单，登记存货台账。

　　第十条存货管理责任部门对于质量不合格材料、数量发生短缺的材料不予验收。对延迟交货的，造成的损失应当按照合同约定索赔。

　　第十一条存货管理责任部门采购的存货，必须有税务部门印制的正式发票，需要附采购明细和入库单，按照《国家教育行政学院财务管理办法》的审批程序，办理报销手续。

第四章存货的日常管理

　　第十二条存货管理责任部门对已经验收入库的存货，应根据其特性选择适宜的条件妥善储存，做好防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害、防变质等保管工作。对露天堆放的原材料，应采取有效措施确保其安全、完整和有效。

　　第十三条存货管理责任部门对库存存货进行定时巡查和定期检查，发现毁损、变质迹象的，应积极查找原因，出具存货毁损或变质报告书，按照第六章规定的程序报财务处进行相应处理。

　　第十四条存货管理责任部门领用各类材料时必须填写领料单，领料单应注明领用部门或项目、具体用途、品名、规格、数量和领用人姓名，并由领用部门负责人审核批准。

　　第十五条存货保管员应严格按照领料单发货，领用材料有剩余时，均须办理退库手续。退库时应逐项填写退库单，注明领用部门或工程项目、具体用途、品名、规格、退回数量等，并用红字填写数量、金额，所退回的存货由存货保管员验收后作为增加存货的依据，财务处据以进行账务处理。严禁余料不退或挪作他用。

　　第十六条存货管理责任部门的领料单经领料人签字确认后，存货管理员根据每天的领料业务编制出库单。每月底将本月领用材料分类汇总后，填制当月材料消耗汇总表和材料汇总收支报表报财务处。

　　第十七条财务处根据当月各部门上报的存货材料消耗汇总表和材料汇总收支报表进行账务处理。

第五章存货的盘点

　　第十八条存货管理责任部门要对存货进行定期或者不定期的清查盘点工作，保证账实相符。对盘点中发现的问题，应当查明原因。按照《国家教育行政学院预算管理办法》的审批权限签字后报财务处进行相应处理。

　　第十九条盘点要求

　　1.盘点时按照盘点表的物品名称和规格逐一清点，严禁故意少盘、有意漏盘、有物不盘，减少人为的盘点差错。

　　2.所有数据均以实物盘点数为准，严禁未经过实盘就以帐面数代替商品的实存数。

　　3.发生盘盈、盘亏情况后，应在5日内查明原因，并在盘点表中注明。

　　第二十条盘点资料保存与确认。盘点资料包括《存货盘点及差异处置表》《存货余额调节表》。

　　《存货盘点及差异处置表》经盘点人、记录人、部门负责人签字确认，对反映出的存货盘点数据差异情况必须查明原因进行列示，对差异处置提出处理意见，由相关责任部门存货保管员、部门负责人签字确认后，各责任部门及财务处各保存一份。

　　签字后的《存货盘点及差异处置表》报财务处审核后按照第六章（存货的处置）的规定执行。

　　第二十一条财务处视实际情况，可以对各部门存货不定期进行抽查，对库存物品实物与账面数进行核对并确认。

　　第二十二条各部门存货盘点完成后应由存货管理员与财务处存货科目进行账账核对并编制《存货余额调节表》，查出未达账项原因，并提出处置意见由部门负责人签字确认后，交财务处根据未达账原因及时进行账务处理，确保账账相符。

第六章存货的处置

　　第二十三条发生盘盈情况后，应由各部门查清盘盈情况发生的原因，提交盘盈情况说明及处理意见，上报主管院领导批准后，由财务处进行账务处理。

　　第二十四条发生盘亏情况后，首先由存货保管员查明原因，责任部门负责人签字确认后，分别不同情况进行处理。属于各责任部门因管理不善、制度执行不到位而造成的丢失和毁坏，由相关责任人负责赔偿。

　　属于不可抗力等客观原因造成的盘亏，参照第二十五条执行。

　　第二十五条年终盘点后，对于需要报废处置的物品，按以下程序进行：

　　1.各责任部门存货保管员整理存货积压、报损信息，提交存货处置汇总清单，明确待处置存货的名称、规格、数量、报废原因等，由部门负责人审核确认后，各部门存货保管员会同财务处、相关技术部门对待处置存货进行鉴定、确认。

　　2.通过鉴定确认后的存货处置清单由各部门提出处置方案，经各责任部门负责人、主管院领导签字后交由财务处汇总后提交学院党委会议研究审批。

　　3.各责任部门存货保管员根据学院党委会的处置批复文件进行实物处置，处置后将相关资料交财务处进行账务处理。

　　第二十六条内部审计监督作用。内部审计要定期和不定期对存货日常管理工作进行检查，及时发现问题，堵洞补漏。

　　第二十七条本办法由财务处负责解释。

　　第二十八条此办法自颁布之日起执行，原办法同时废止。