所在位置：国家教育行政学院合同管理规定
院字﹝2022﹞40号
2022年12月02日
（2011年7月20日第10次院长办公会通过，根据2013年4月1日第6次院长办公会第一次修正，根据2019年9月16日第22次党委（扩大）会第二次修正，根据2022年10月20日第22次党委（扩大）会第三次修正）
第一章 总则
第一条 为规范国家教育行政学院（以下称学院）合同管理，维护学院合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，结合学院实际情况，制定本规定。
第二条 本规定旨在规范合同的订立、履行及纠纷的处理，明确学院各部门及相关人员的责任。
第三条 本规定所称合同是指学院（包括院内各部门）与平等主体的自然人、法人、非法人组织等民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议，包括合同、协议等法律文书。
第四条 本规定适用于学院除劳动、人事聘任、科研合同之外的所有民事合同。
第五条 合同按照所涉事项和标的金额大小分为常规合同、一般合同和重大合同。
（一）常规合同具体包括：
1.培训管理部门以提供培训为主要目的，直接与培训项目需求方签订的以收入为主的合同；
2.除学院教育管理杂志社、后勤管理服务中心外，院内其他部门因办公需要签订的单项费用在5000元（含）以下的预算内日常业务合同；
3.学院教育管理杂志社和后勤管理服务中心因正常工作开展需签订的单项费用在3万元（含）以下的日常业务合同；
4.学院培训管理部门因培训项目开展需签订的单项费用在3万元（含）以下的、以支出为主的合同；
5.学院教育管理杂志社因开展杂志版面宣传、杂志发行等工作需签订的以收入为主且使用学院制式模板的合同；
6.后勤管理服务中心因开展正常业务需签订的以收入为主的合同。
（二）一般合同具体包括：
1.除常规合同外，标的金额在10万元（不含）以下的合同；
2.列入学院年度预算，标的金额在10万元（含）以上50万元（不含）以下的合同参照一般合同管理。
（三）重大合同具体包括：
1.合作培训办学合同；
2.培训合同中涉及项目合作或非培训事项内容的合同；
3.对外合作等重大事项的战略合作协议、合作备忘录（协议）等；
4.未列入学院年度预算，标的金额在10万元（含）以上50万元（不含）以下的合同；
5.标的金额在50万元（含）以上的合同；
6.含附加条件的，学院接受的捐赠、赞助（含实物）合同；
7.党委会认定的其他重大事项所订立的合同。
第六条 学院合同管理实行法人统一授权,党政办公室归口管理，纪委办公室（审计处、内控办公室）依法监督，各部门依职能职责分口负责的工作机制。部门负责人为所在部门合同管理第一责任人。学院各部门要高度重视合同管理，完善内部管理制度，加强协调配合。
第七条 学院各部门及合同承办人员、管理人员在办理合同工作过程中应当遵循下列原则：
（一）依法签订合同，保证合同的合法性；
（二）切实履行合同，保证合同的有效性；
（三）有效监控合同，保证资料的完整性；
（四）及时处理合同纠纷，维护学院的合法权益。
第二章 合同立项、审核和签订
第八条 合同事项立项
合同订立前，合同承办部门应根据合作内容，对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、资信状况以及委托代理权限等进行认真审查。对存在失信可能、无经营资格、资信不明或资信状况不好又不能提供担保的单位，不得与之订立合同。
1.常规合同订立前，须报请部门主要负责人同意；确有必要的，报请分管院领导同意。
2.一般合同订立前，须报请分管院领导同意。
3.重大合同订立前，须报请分管院领导和主要院领导同意。合同约定事项属于学院“三重一大”事项内容的，须事先经党委会审批同意该事项的具体方案。
第九条 合同文本草拟
1.原则
经审核同意立项的合同，由相关职能部门根据学院事业发展的需要，按照部门职责分工，在符合国家有关法律法规和学院有关规章制度的基础上，与合同相对方协商并草拟合同。
2.形式
合同文本须采用书面形式。
学院推荐使用标准合同文本。凡国家或行业有标准、示范或格式文本的，如基建、政府采购等，按规定文本或参照国家或行业标准文本拟定。经常性业务合同由相关业务部门起草合同范本，经学院审核通过后，各业务部门可将该文本作为范本拟定合同。
国家或行业有标准合同文本的，各部门应优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应进行认真审查，标准合同文本如果涉及重大条款变动，承办部门要说明缘由，签报院领导审批同意。
3.期限
合同期限根据工作需要约定，原则上最长不超过5年，特殊情况须经院党委会同意。
4.内容
合同一般包括但不限于以下条款：
（一）相对方的名称或者姓名、住所；
（二）标的；
（三）双方主要权利责任义务内容；
（四）数量、质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法；
（九）合同签订时间。
第十条 合同审核
1.签订常规合同，报部门主要负责人审批，确有必要的需签报分管院领导审批。
2.签订一般合同，须签报分管院领导审批，如有必要由学院法务、内控办等相关职能部门会签。
3.签订重大合同，须签报分管院领导和主要领导审阅，并经学院法务、内控办等相关职能部门会签，由党委会研究审批。
合同约定事项属于“三重一大”事项内容，其相关方案已按照本规定第八条第三项规定，报党委会审批同意，原则上该合同文本可不再报党委会审批，直接签报分管院领导和主要院领导审阅，并由学院法务、内控办等相关职能部门会签。
4.经党委会审议通过签订的，内含一次约定多年服务期且合同一年一签等续签条款的重大合同，所含续签条款视为一并通过。相关部门履行合同续约条款时，不涉及上调合同费用的，无需经过党委会审议，直接签报相关院领导续签即可。
续签合同涉及上调费用的，按《国家教育行政学院预算管理办法》（院字﹝2018﹞29号）视为增加预算。（1）上调金额未超过原合同签订金额的10%，且上调金额未超过5万元的，无需报送党委会审议，签报分管院领导同意、财务处审核并报分管财务院领导审定后实施。确有必要的，组织召开院长专题会研究审定。（2）上调金额未超过原合同签订金额的10%，但上调金额超过5万元（含）的，需报送党委会审议。（3）上调金额超过原合同签订金额10%的，按政府采购有关规定执行，目前规定需重新开展招投标工作。
第十一条 除常规合同外，其他凡涉及学院财务收支的合同，签报须由财务处审核会签并提出意见；涉及学院资产变动的合同，签报须由财务处和资产管理处审核会签并提出意见。
第十二条 合同签订
合同经过立项审核、草拟和相关审批同意流程后，可签订合同。学院的法定代表人是学院合同的法定主体。学院法定代表人根据不同合同类别分别授权以下部门或人员签订合同：
1.常规合同、一般合同，可书面授权承办部门主要负责同志签订，授权管理以自然年为单位，除明确授权期限外，原则上为一年一授权。以上两种合同的签订可使用部门印鉴，由合同承办部门统一编号，列入部门合同台账。
2.重大合同由法定代表人签订，或由法定代表人书面授权（也可在签报中明确授权）分管院领导或承办部门主要负责人签订，并按规定使用学院印鉴，由合同承办部门统一编号，列入部门合同台账。
所有申请使用学院印鉴或法定代表人签章的，需提前在协同办公系统中填报“学院印鉴使用审批表”，由党政办公室负责审核把关，对非常规用印事项或需要内控办等相关部门会签或请示学院领导同意的，应按规定请示批准。
第十三条 法人授权委托书为学院各部门对外签署合同的形式合法性要件。已获得学院法人授权委托书的各部门，不得超越委托权限对外签署合同。在授权期间，如出现委托人决定变更受托人或受托人职务变化等情形，须另行申请签署学院法人授权委托书，原授权委托书自变化之日起同时废止。
第十四条 院内任何部门及个人在未经立项审核、审批同意情况下，不得以学院、部门或个人名义对外签订与学院相关的合同。
第十五条 各部门不得签订经济担保合同，不得签订投资合同和借贷合同，禁止恶意拆分合同、恶意倒签合同。
第十六条 涉密合同的审批与签订，应按照国家保密法律法规及学院相关规定执行。学院各部门及个人不得以任何形式泄露合同签订与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
第三章 合同的保管、履行、变更和终止
第十七条 合同编号
学院实行合同统一编号管理，各合同承办部门根据学院统一的编号规则（见附件1），按签订时间顺序，对部门承办的合同统一编号。
对外战略合作协议由学院合同管理部门以学院名义统一编号。
补充合同等主体合同的关联合同与主体合同编号保持一致，在编号后加字母以示区分。
第十八条 合同用印
获得法人授权的部门应当严格管理部门印鉴，明确部门印鉴使用范围，不得违规使用，不得随意携带外出；明确合同印鉴的管理和使用的具体责任人，规范本部门印鉴的保管、监印、使用登记、合同文本存档等工作。被授权的部门行政主要负责人为该部门印鉴管理和使用的第一责任人，负责本部门印鉴的规范管理、使用审核与监督等工作。
任何人不得在尚未填写完整的合同示范文本或者空白纸张上加盖学院的任何印鉴。部门获得学院法定代表人授权委托书后，签署在授权范围内的合同并加盖印鉴，同时在合同正本上加盖骑缝章。授权委托书中的受托人为本部门签署合同负责人，合同盖章前，必须经受托人签字。
第十九条 学院以及各部门在变更、解除合同或签订补充合同时，必须按规定用印，并确保与主合同用印一致。
第二十条 学院各部门负责本部门合同的管理和承办，部门负责人为部门合同管理和承办第一责任人，部门要明确专人作为合同具体管理人，按学院规范建立部门合同台账（可参考附件2）。每份合同原则上一式三份，一份由部门存档管理，一份由党政办按年度统一收取检查备用（检查后返还各部门存档），一份作为履行财务手续要件报财务处。各部门每年根据学院档案管理相关规定，将上一年度由部门负责管理的完整合同台账和合同文本，作为部门文档的一部分交学院档案室归档入室。
第二十一条 合同生效后，合同承办部门应当按照学院规定和合同约定的条款履行合同，并指派专人负责跟踪合同的具体履行情况，按合同约定办理相关结算手续，敦促合同相对方履行合同义务，确保合同得到全面有效履行；合同承办部门负责人作为第一责任人对合同履行情况进行监督。合同承办部门在合同履行中如发现履约条件发生变化，继续履行合同将给学院造成损害时，必须及时请示院领导并妥善处理。
如合同履行过程中出现争议，承办部门应积极与合同相对方协商或调解解决。对于未协商一致、需通过仲裁或诉讼程序解决的争议，承办部门应提出处理意见，参考合同审核程序报相关院领导批准，并及时向党政办（学院法务）报备。
第二十二条 合同变更与解除
1.合同承办部门在收到合同相对方要求变更或解除合同的正式文件、信函通知后，必须及时请示相关院领导并参照合同审批与签订程序做出相应处理。
因故需变更或解除合同，合同承办部门应参照合同审批与签订程序做出相应处理。
2．变更或解除合同，应符合法定或约定的条件，并采用原合同约定的形式。变更或解除合同的通知或答复应在法定或约定的期限做出。
3.合同变更、解除应注意以下事项：
（一）合同主体变更，应征得合同各方书面同意；
（二）合同中有担保条款的，变更合同应经原担保方同意并签章予以确认；
（三）合同经过上级主管部门批准的，变更、解除合同的协议应报原批准部门批准；
（四）因变更或解除合同签订补充协议，应按照原合同履行程序；
（五）合同经过公证的，变更合同的协议应经原公证机关再次公证。
（六）法律法规有特别规定的应从其规定办理。
第二十三条 合同终止
合同执行完成自然终止。对于合同中明确约定合同终止方式的，需由合同承办部门按照合同约定严格执行，并及时做好相关验收交接清算工作。需特别检查验收的，由合同承办部门组织，学院有关职能部门参加，对合同履行情况进行验收，并留好相关验收材料，与合同一并存档。需续签合同的，由合同承办部门按照合同约定，在合同终止前及时按照相关程序履行续约手续。
第四章 相关部门职责
第二十四条 合同承办部门是合同谈判、起草、订立、履行、变更、解除、终止等过程的第一责任部门，其负责人为第一责任人。
合同承办部门要做好合同起草、送审、履行、保管、存档、备案等工作；负责审查相对方经营资格、资信状况、代理权限、履约能力及签约人资格等基本情况，并做好合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等的审查。
第二十五条 合同内容涉及多个职能部门的，须经相关职能部门会签；有关单位要分工协作，各负其责，及时完成合同办理流程。
合同会签部门负责审核合同中涉及本部门职权范围内的事项，并提出审核意见及建议。
第二十六条 财务处负责审查合同中价款收支方式的合规性、可行性及合同履行过程中财务手续的合法性，并根据合同承办部门申请及时办理价款结算等财务手续。
第二十七条 党政办公室负责学院合同的指导、检查、审核、监督工作，按年度开展检查，各部门要积极主动、协助配合党政办公室做好相关工作。
党政办公室代表学院聘请法律顾问，并负责联系法律顾问审核重大合同或有必要进行法律审核的合同的合法性。
第二十八条 学院纪委办公室（审计处、内控办公室）负责监督或抽查重大合同的签订、履行过程是否合规。内控办负责监督学院合同立项、审核、保管、履行、变更、终止等程序的合规性。
第五章 责任追究
第二十九条 对有下列情况之一的，情节严重或给学院造成重大损失的，追究部门领导的责任。
（一）合同承办部门对合同当事人的资质、代理权限、履约能力等情况审查不严造成学院损失的；
（二）业务会签部门未承担审核责任，合同中与本部门业务相关部分存在重大失误的；
（三）对不符合合同盖章条件（如无权签字等）的合同盖章的。
第三十条 在签订、履行合同中，有下列情形之一，未给学院造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学院造成经济损失或声誉损害的，学院将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政和经济赔偿责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。
（一）违反本规定擅自对外签订合同的；
（二）应签订书面合同但未签订的；
（三）未经授权超越权限签订合同或者恶意拆分、倒签合同的；
（四）承办部门或业务归口管理部门未调查对方资信情况、未审查对方主体资格等关键信息的；
（五）合同审签部门、管理部门、履行单位和有关人员没有按本办法的规定履行职责的；
（六）合同印鉴使用不符合规定，或者伪造、非法利用公章、授权委托书、介绍信等进行合同诈骗的；
（七）应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；
（八）在合同签订和履行过程中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的；
（九）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
（十）未依照本规定履行、变更、解除合同，或合同发生纠纷后，在学院处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持或隐瞒情况不及时汇报或不及时采取措施给学院造成损失的；
（十一）违反保密义务，对学院造成损害的；
（十二）合同管理中有其他失职、渎职或以权谋私行为，损害学院合法权益的行为。
第六章 附则
第三十一条 本规定自印发之日起执行，由党政办公室负责解释。
附件1：各部门合同编号代码
附件2：部门合同台账表（参考样表）
国家教育行政学院
2022年11月29日
